– Khi nhận được chứng từ nộp thuế vào NSNN của bên nhận ủy thác, bên giao ủy thác phản ánh giảm nghĩa vụ với NSNN về thuế xuất khẩu, ghi: Nợ TK 3333 – Thuế xuất, nhập khẩu (chi tiết thuế xuất khẩu) Có các TK 111, 112 (nếu trả tiền ngay cho bên nhận ủy thác) Có TK 3388 – Phải trả khác (nếu chưa thanh toán ngay tiền thuế xuất khẩu cho bên nhận ủy thác) Có TK 138 – Phải thu khác (ghi giảm số tiền đã ứng cho bên nhận ủy thác để nộp thuế xuất khẩu). Số tiền phải trả cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu về các khoản đã chi hộ liên quan đến hàng uỷ thác xuất khẩu và phí uỷ thác xuất khẩu, căn cứ các chứng từ liên quan, ghi: Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3388).
CÁC BƯỚC THỰC HIỆN Dưới đây là các bước thực hiện khi bạn muốn ủy thác nhập khẩu qua công ty dịch vụ xuất nhập khẩu.
Kiểm tra xem hàng hóa có thuộc diện cấm nhập, hoặc tạm dừng nhập khẩu không.
Hàng có thuộc diện phải xin giấy phép không? Nếu có, công ty ủy quyền hoặc nhận ủy quyền phải xin giấy phép này. Việc này nên thu xếp càng sớm càng tốt, đừng để hàng về đến cảng mới làm thì đã trễ và phát sinh nhiều chi phí khác.
Khi có bộ chứng từ hàng hóa, bên nhận ủy thác làm thủ tục hải quan nhập khẩu như quy định hiện hành. Cần lưu ý với tờ khai nhập ủy thác: trên tờ khai hải quan, người nhận ủy thác sẽ đứng tên người nhập khẩu, đồng thời phải nhập đủ thông tin. Tất nhiên, bạn cũng đừng quên bước quan trọng khác ngoài quy trình trên. Đó là kiểm tra năng lực, kinh nghiệm của công ty nhận nhập khẩu ủy thác. Bạn nên lưu ý việc này trước khi đi đến bước tiếp theo… Bộ chứng từ xuất nhập khẩu bao gồm những giấy tờ cần thiết để hoàn thành việc xuất hay nhập khẩu một lô hàng. Có những chứng từ do phía xuất khẩu làm (invoice, packing list, CO…), hay do người nhập làm (L/C), hoặc cả 2 bên làm (hợp đồng, tờ khai)… Do vậy, tùy vào vai trò bạn là người bán hay người mua hàng, mà việc chuẩn bị chứng từ có khác nhau. Cũng cần lưu ý, bộ chứng từ xuất nhập khẩu không hoàn toàn giống với bộ hồ sơ hải quan. Thông thường, hồ sơ hải quan (hàng thương mại) sẽ gồm tờ khai hải quan và một số chứng từ xuất nhập khẩu như: hợp đồng, invoice, Packing List, C/O… Dưới đây là những chứng từ gần như bắt buộc phải có với tất cả các lô hàng xuất nhập khẩu phổ biến để bạn đọc tham khảo: Hợp đồng thương mại (Contract) là văn bản thỏa thuận giữa người mua và người bán về các nội dung liên quan: thông tin người mua & người bán, thông tin hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, thanh toán v.v… Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): chứng từ do người xuất khẩu phát hành để đòi tiền người mua cho lô hàng đã bán theo thỏa thuận trong hợp đồng. Chức năng chính của hóa đơn là chứng từ thanh toán, nên cần thể hiện rõ những nội dung như: đơn giá, tổng số tiền, phương thức thanh toán, thông tin ngân hàng người hưởng lợi… Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List): là loại chứng từ thể hiện cách thức đóng gói của lô hàng. Qua đó, người đọc có thể biết lô hàng có bao nhiêu kiện, trọng lượng và dung tích thế nào… Vận đơn (Bill of Lading): Là chứng từ xác nhận việc hàng hóa xếp lên phương tiện vận tải (tàu biển hoặc máy bay). Với vận đơn đường biển gốc, nó còn có chức năng sở hữu với hàng hóa ghi trên đó. Tờ khai hải quan (Customs Declaration): chứng từ kê khai hàng hóa xuất nhập khẩu với cơ quan hải quan để hàng đủ điều kiện để xuất khẩu hoặc nhập khẩu vào một quốc gia.
Cơ bản đây cũng là một loại hợp đồng dịch vụ, nên sẽ bao gồm những điều khoản chính quy định về: thông tin dịch vụ, mức phí, quyền và trách nhiệm các bên, thanh toán …
Hợp đồng ủy thác này có liên hệ mật thiết với hợp đồng nhập khẩu. Hơn thế nữa, nhiều nội dung phải trùng khớp nhau để tránh xảy ra tranh chấp khi thực hiện.
Trong hợp đồng này cũng cần quy định rõ mức phí ủy thác. Mức hoa hồng cao hay thấp còn tùy vào giá trị lô hàng và mặt hàng cụ thể, thường vào khoảng 3% giá trị lô hàng.
Ngoài ra, trong hợp đồng cũng nêu rõ trách nhiệm của mỗi bên, phổ biến như sau:
Cá nhân và hộ kinh doanh không có tư cách pháp nhân
Trong thương mại quốc tế, chỉ những tổ chức có tư cách pháp nhân mới được phép ký hợp đồng và thực hiện các hoạt động xuất nhập khẩu. Nếu bạn là cá nhân hoặc hộ kinh doanh, bạn không thể đứng tên trực tiếp trên các giấy tờ và thực hiện thủ tục cần thiết. Vì vậy, việc sử dụng dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu là cần thiết để đảm bảo giao dịch quốc tế diễn ra đúng quy định và an toàn.
Ủy thác xuất nhập khẩu là gì?
Ủy thác xuất nhập khẩu là phương pháp mà doanh nghiệp thuê một công ty thứ ba, như forwarder hoặc công ty chuyên cung cấp dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu, thực hiện xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài thay mình. Đơn vị này đại diện doanh nghiệp xử lý toàn bộ thủ tục xuất khẩu theo hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu đã ký kết, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.
Hàng hóa mới hoặc đặc biệt
Một số mặt hàng cần kiến thức chuyên sâu để xuất nhập khẩu, đặc biệt là các loại hàng hóa mới hoặc có yêu cầu đặc biệt về thủ tục và thông quan. Ngay cả khi doanh nghiệp đã có kinh nghiệm, họ vẫn có thể gặp trở ngại khi xử lý các mặt hàng này. Công ty cung cấp dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu thường có kinh nghiệm thực tiễn và hiểu rõ cách giải quyết nhanh chóng, hiệu quả, giúp giảm thiểu nguy cơ và chi phí phát sinh.
Khi làm việc với nhà cung cấp quốc tế, sự an toàn và độ tin cậy luôn là mối quan tâm lớn. Công ty dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu tại Việt Nam sẽ có sự hiểu biết rõ hơn về luật pháp địa phương và có thể bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp, đồng thời cung cấp sự hỗ trợ kịp thời và đáng tin cậy, giúp doanh nghiệp an tâm hơn khi giao dịch quốc tế.
Trước khi ký hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu, doanh nghiệp cần đánh giá năng lực và uy tín của công ty dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu. Quy trình thực hiện bao gồm:
Dịch vụ vận chuyển quốc tế đường biển FCL Dịch vụ vận chuyển nội địa
Doanh nghiệp nhỏ vừa mới thành lập có nên sử dụng dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu không?
Doanh nghiệp nhỏ mới thành lập thường chưa am hiểu đầy đủ về quy trình làm việc với cơ quan hải quan hay các thủ tục xuất nhập khẩu. Việc sử dụng dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu sẽ giúp họ tiết kiệm thời gian, tránh rủi ro, và đảm bảo việc xuất nhập hàng hóa diễn ra suôn sẻ, là lựa chọn tối ưu.
Những rủi ro của dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu
Doanh nghiệp sẽ phải chi trả phí dịch vụ cho công ty ủy thác, điều này có thể tạo ra một gánh nặng tài chính, đặc biệt đối với các doanh nghiệp nhỏ. Nếu không tính toán cẩn thận, chi phí này có thể làm giảm lợi nhuận của hoạt động xuất khẩu.
Khi hợp tác với một đơn vị ủy thác, doanh nghiệp có thể mất đi quyền kiểm soát trong quá trình xuất khẩu, vì mọi quyết định đều phải thông qua bên trung gian. Điều này có thể dẫn đến việc không nắm bắt kịp thời những thay đổi cần thiết trong quy trình xuất nhập khẩu.
Doanh nghiệp có thể gặp phải rủi ro cạnh tranh từ chính công ty nhận ủy thác, đặc biệt nếu đối tác đó quyết định mở rộng hoạt động kinh doanh sang lĩnh vực mà doanh nghiệp đang hoạt động. Ngoài ra, việc mất đi mối quan hệ với đối tác hoặc khách hàng do các vấn đề liên quan đến dịch vụ ủy thác cũng có thể xảy ra.
Doanh nghiệp không nắm rõ quy trình xuất nhập khẩu có thể dễ bị công ty nhận ủy thác yêu cầu những khoản chi phí không cần thiết, gây lãng phí và tăng chi phí hoạt động. Việc này có thể dẫn đến sự thiếu minh bạch trong chi phí, làm ảnh hưởng đến khả năng tài chính của doanh nghiệp.
Khi hợp tác với một công ty ủy thác, có nguy cơ thông tin về nhà cung cấp và giá cả hàng hóa sẽ bị tiết lộ cho bên nhận ủy thác. Việc này có thể ảnh hưởng đến chiến lược cạnh tranh và sự bảo mật thông tin trong kinh doanh của doanh nghiệp. Để giảm thiểu những rủi ro này, doanh nghiệp nên lựa chọn kỹ lưỡng đối tác cung cấp dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu và thực hiện các biện pháp đảm bảo tính minh bạch trong quá trình hợp tác. Điều này sẽ giúp bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động xuất nhập khẩu.
